幹事を引き受けたら、まず全体像をつかむ
忘年会・新年会の幹事でもっとも大変なのは、当日の進行ではなく「お金の管理」です。会場を押さえ、参加人数を読み、徴収額を決め、最後に1人ひとりへ精算する——この流れを最初に頭の中で通しておくと、迷いが減ります。ポイントは、お金まわりの判断を当日ではなく事前に終わらせておくこと。会場の予算感、徴収方法（定額前払いか実費精算か）、欠席時のルールの3つを先に固めておけば、当日は楽しむことに集中でき、精算も翌日には片付きます。SplitPayでイベントを先に作っておけば、参加者全員が同じ画面で金額を確認でき、「いくら払うの？」という質問が一気に減ります。
予約から精算までの段取り
会場と予算を決める
人数・アクセス・予算を見て早めに動く。年末は予約が埋まりやすいので、できるだけ早めに。
出欠を確定する
締切日を決めて回収。確定したらSplitPayにメンバーを登録しておく。
URLを事前共有する
イベントURLを参加者全員に共有。徴収額や精算内容をその場で見られるようにする。
当日を記録する
一次会・二次会・タクシー代・景品代を内容別に記録。レシートはその場で。
翌営業日に精算する
URLを送り、支払い期限を明記。送金が済んだら確認していく。
定額前払い vs 実費精算、どちらを選ぶか
幹事の徴収方法は大きく2つです。一つは「一人◯◯円」と決めて先に集める定額前払い。会費が読みやすく、当日に現金を集める手間も省けますが、二次会に行く人・行かない人の差や、飲まない人への配慮が課題になります。もう一つは、実際にかかった費用をあとから割る実費精算。公平性は高い一方、誰がいくら立て替えたかを正確に記録する必要があります。少人数や気心の知れた仲間なら実費精算、大人数の会社の宴会なら定額前払い、というのが一つの目安です。SplitPayは両方に対応できるので、一次会は定額・二次会は実費、という混在もきれいにまとまります。
定額前払い vs 実費精算
定額前払い
- 会費が読みやすい
- 当日に現金回収が不要
- 二次会・飲まない人の差は調整が必要
実費精算
- かかった分だけで公平
- 立て替えの記録が必須
- SplitPayが自動で最小送金を計算
コース＋飲み放題プランにすると予算が読みやすく、徴収額もきれいな数字に設定できます。1人4,000〜6,000円が一つの目安です。
ドタキャン・無断欠席の扱いをルール化する
幹事を悩ませる大きな要因が、当日のドタキャンと無断欠席です。お店のキャンセル料が発生する以上、「来なかったから払わなくていい」では幹事が負担をかぶります。トラブルを防ぐコツは、お金を集める前にルールを伝えておくこと。たとえば「3日前以降のキャンセルは会費の全額/半額をいただきます」と最初の案内文に書いておけば、当日にもめにくくなります。欠席者が出た場合の負担をSplitPayに「キャンセル料」として記録し、本人に請求するか全員で薄く分けるかを選べば、誰がどう負担したかが画面に残り、説明もしやすくなります。
キャンセルポリシーは「集金前」に伝えるのが鉄則。後出しでお金を請求すると角が立ちます。案内文に一行入れておきましょう。
傾斜配分は『補填』として記録する
会社の宴会では、上司や先輩が多めに出す傾斜配分がよくあります。これを「上司の分だけ単価を上げる」と複雑に計算すると、誰がいくら払うのか分かりにくくなります。シンプルなやり方は、全員を均等割りにしたうえで、上司が出してくれる差額を『◯◯さんの補填』という一件の支払いとしてSplitPayに記録すること。そうすると若手の負担が自動的に軽くなり、画面上も「誰がどれだけ多めに出したか」が一目で分かります。気持ちのこもった負担を、計算で見えにくくしないのがコツです。
合計支出
¥7,300
精算方法
当日その場で精算したいときは、SplitPayの精算内容を共有しながらPayPayやLINE Payで送ってもらえば、解散前に完了できます。
まとめ
- 会場・徴収方法・欠席ルールの3点を事前に固める
- 定額前払いと実費精算は会の規模で使い分ける
- キャンセルポリシーは集金前に必ず伝える
- 傾斜配分は「補填」を一件記録するだけで十分
- 景品代・タクシー代も忘れず記録し、翌日に精算URLを送る